Сокращаете затраты на арендную плату или хотите переехать в офис с большей площадью? Перед предстоящим переездом нужно четко распланировать последовательность действий, чтобы всё сделать быстро и сэкономить.
Шпаргалка для компаний, которые переезжают в новый бизнес-центр airportcity.spb.ru:
- Готовьтесь к предстоящему переезду заранее. Первые шаги в этом направлении можно делать, даже если ещё не найдено новое помещение. Приступайте за 1–2 месяца, чтобы ничего не забыть в день X.
- Пересчитайте имущество и составьте точный список того, что подлежит перевозке. Если будете нанимать подрядчика, по этому списку он рассчитает стоимость услуг. Потом, когда имущество будут выгружать в новом помещении, перечень позволит проконтролировать, ничего ли не потерялось. Для небольших компаний такой список можно составить вручную – пересчитать количество единиц и записать. Можно выгрузить его из 1С или воспользоваться услугами мувинговой компании – специалисту достаточно обозначить имущество, которое будет перевозиться, а он самостоятельно подготовит список. Параллельно можно провести инвентаризацию.
- Купите всё необходимое заранее. Чтобы не тормозить рабочие процессы после переезда, технику, мебель или какие-нибудь мелочи нужно купить заранее. Учитывайте, что на это может уйти много времени, например, если мебель изготавливается под заказ по индивидуальным размерам.
- Продумайте, как будет размещаться персонал. Это нужно для рациональной организации рабочего пространства. Соотнесите реальные размеры мебели, ширину проходов, найдите места для оргтехники и компьютеров на новом месте. Такой план лучше делать виртуальным и распечатать перед переездом в нескольких экземплярах, после чего раздать коллегам.
- Обсудите переезд с сотрудниками. Все коллеги должны знать, на какой день назначен переезд, как он будет проходить, какая помощь может понадобиться. Проследите, чтобы личное имущество сотрудников было упаковано заранее, а не в последний момент.
- Подготовьте имущество к переезду. Если доверите упаковку мувинговой компании, придётся доплатить, но получите гарантию, что всё будет в целости и сохранности. Не очень крупную технику и мебель можно упаковать своими силами. Легче всего это сделать при помощи пузырчатой пленки, коробок и скотча. Особое внимание уделите документам – заранее рассортируйте их по папкам и подпишите. Кстати, мебель и технику тоже лучше промаркировать, чтобы потом не путаться во время расстановки в новом офисе.
- Купите упаковочные материалы. Если решили собрать имущество своими силами, упаковку лучше приобрести заранее. Сделать это можно через интернет-магазин или в любом строительном гипермаркете. Выбирайте прочную пленку и коробки, купите скотч разной ширины и маркеры, чтобы сделать подписи.
- Решите все вопросы с арендодателями. Проверьте, нет ли задолженности по арендной плате или коммунальным платежам. В новом бизнес-центре решите вопросы с парковочными местами, пропусками в деловой комплекс, договоритесь о том, в какое время будете использовать лифты и общие зоны во время переезда.
- Собственно переезд. Если вы выбрали мувинговую компанию, то никаких проблем возникнуть не должно. Надежный подрядчик приедет в назначенное время, аккуратно выгрузит имущество и привезёт его в новое помещение. От арендатора требуется только проконтролировать процесс и подписать все бумаги.
Обустройство в офисе в новом бизнес-центре потребует некоторого времени. Минимум 1–2 дня потребуется, чтобы распаковать мебель и другое имущество, расставить всё по местам, собрать и выбросить упаковочные материалы, подключить компьютеры и оргтехнику.
Добавить комментарий