Переезд в новый бизнес-центр: шпаргалка для новичков

Сокращаете затраты на арендную плату или хотите переехать в офис с большей площадью? Перед предстоящим переездом нужно четко распланировать последовательность действий, чтобы всё сделать быстро и сэкономить.

Шпаргалка для компаний, которые переезжают в новый бизнес-центр airportcity.spb.ru:

1. Готовьтесь к предстоящему переезду заранее. Первые шаги в этом направлении можно делать, даже если ещё не найдено новое помещение. Приступайте за 1–2 месяца, чтобы ничего не забыть в день X.
2. Пересчитайте имущество и составьте точный список того, что подлежит перевозке. Если будете нанимать подрядчика, по этому списку он рассчитает стоимость услуг. Потом, когда имущество будут выгружать в новом помещении, перечень позволит проконтролировать, ничего ли не потерялось. Для небольших компаний такой список можно составить вручную – пересчитать количество единиц и записать. Можно выгрузить его из 1С или воспользоваться услугами мувинговой компании – специалисту достаточно обозначить имущество, которое будет перевозиться, а он самостоятельно подготовит список. Параллельно можно провести инвентаризацию.
3. Купите всё необходимое заранее. Чтобы не тормозить рабочие процессы после переезда, технику, мебель или какие-нибудь мелочи нужно купить заранее. Учитывайте, что на это может уйти много времени, например, если мебель изготавливается под заказ по индивидуальным размерам.
4. Продумайте, как будет размещаться персонал. Это нужно для рациональной организации рабочего пространства. Соотнесите реальные размеры мебели, ширину проходов, найдите места для оргтехники и компьютеров на новом месте. Такой план лучше делать виртуальным и распечатать перед переездом в нескольких экземплярах, после чего раздать коллегам.
5. Обсудите переезд с сотрудниками. Все коллеги должны знать, на какой день назначен переезд, как он будет проходить, какая помощь может понадобиться. Проследите, чтобы личное имущество сотрудников было упаковано заранее, а не в последний момент.
6. Подготовьте имущество к переезду. Если доверите упаковку мувинговой компании, придётся доплатить, но получите гарантию, что всё будет в целости и сохранности. Не очень крупную технику и мебель можно упаковать своими силами. Легче всего это сделать при помощи пузырчатой пленки, коробок и скотча. Особое внимание уделите документам – заранее рассортируйте их по папкам и подпишите. Кстати, мебель и технику тоже лучше промаркировать, чтобы потом не путаться во время расстановки в новом офисе.
7. Купите упаковочные материалы. Если решили собрать имущество своими силами, упаковку лучше приобрести заранее. Сделать это можно через интернет-магазин или в любом строительном гипермаркете. Выбирайте прочную пленку и коробки, купите скотч разной ширины и маркеры, чтобы сделать подписи.
8. Решите все вопросы с арендодателями. Проверьте, нет ли задолженности по арендной плате или коммунальным платежам. В новом бизнес-центре решите вопросы с парковочными местами, пропусками в деловой комплекс, договоритесь о том, в какое время будете использовать лифты и общие зоны во время переезда.
9. Собственно переезд. Если вы выбрали мувинговую компанию, то никаких проблем возникнуть не должно. Надежный подрядчик приедет в назначенное время, аккуратно выгрузит имущество и привезёт его в новое помещение. От арендатора требуется только проконтролировать процесс и подписать все бумаги.

Обустройство в офисе в новом бизнес-центре потребует некоторого времени. Минимум 1–2 дня потребуется, чтобы распаковать мебель и другое имущество, расставить всё по местам, собрать и выбросить упаковочные материалы, подключить компьютеры и оргтехнику.